Conduzir ou participar numa reunião tem que se lhe diga. Há um quadro de Igor Buinevici, da WildCapital & Co. que, de alguma forma, resume os estilos de condução de reuniões de vários líderes carismáticos (anda à solta pelas redes sociais). Vai buscar, inclusive, Alfred Sloan. Isto porquê? Porque a forma como as reuniões são conduzidas, a sua eficiência e os seus resultados, tem um impacto direto no sucesso de uma organização. O quadro intitula-se Meeting Strategies from Top Executives. E diz isto:
1. Elon Musk, por exemplo, enfatiza a importância da preparação minuciosa das reuniões. Para Musk, estar totalmente preparado e pronto a responder a todas as questões subsequentes é crucial para manter elevados padrões de eficiência. Esse nível de preparação evita perda de tempo, garantindo que as decisões sejam tomadas com base em informações detalhadas e com clareza;
2.Por outro lado, Steve Jobs era conhecido por limitar o número de participantes nas reuniões, uma aproximação fundamental para manter a simplicidade e a produtividade. Ao restringir a presença àqueles que realmente adicionam valor ao debate, Jobs evitava distrações e assegurava um foco maior nas decisões que realmente importavam;
3.Já Larry Page, um dos fundadores e ex-CEO da Google, defende a tomada de decisões imediatas, sem depender exclusivamente de reuniões. Ao designar um responsável pela tomada de decisão por cada encontro, Page garantia maior agilidade nos processos internos, reduzindo atrasos e tornando as operações da empresa mais dinâmicas;
4.Satya Nadella, CEO da Microsoft, adota uma abordagem um pouco diferente, promovendo reuniões de liderança mais longas e semanais, onde são usados dashboards de desempenho para alinhar os esforços entre as várias unidades da empresa. Esse método assegura que todos os líderes estejam coordenados, permitindo um alinhamento estratégico em larga escala;
5.Ben Horowitz, investidor de capital de risco, é defensor de reuniões individuais estruturadas, onde o colaborador define a agenda e o gestor 90% do tempo é ouvinte. Esta prática cria um ambiente de comunicação ascendente, encorajando a partilha de ideias e o diálogo aberto entre diferentes níveis da hierarquia;
6.A ex-CEO do Yahoo, Marissa Mayer, adotava uma prática de revisão agressiva durante as reuniões, lançado perguntas detalhadas sobre metodologias e formas e etapas de trabalho. Esse rigor, de onde germinava o processo decisório, contribuía para assegurar que as propostas apresentadas eram bem fundamentadas e detalhadamente analisadas antes de serem implementadas;
7.O conceito de envio de memorandos pós-reunião, defendido por Alfred Sloan, ex-presidente da General Motors, pode ser outra aproximação eficaz. A ideia de Sloan era resumir as discussões, estabelecer prazos e atribuir responsabilidades após cada reunião, assegurando que todas as ações eram claras e que houvesse accountability.
8.Por fim, Sheryl Sandberg, da Meta, acredita firmemente no uso de agendas rigorosas com itens de ação claros. Ao encerrar a reunião, assim que todos os pontos forem discutidos, Sandberg mantém as reuniões focadas e concisas, evitando a perda de tempo e garantindo a realização dos objetivos.
Essas abordagens demonstram que não existe uma fórmula única para conduzir reuniões eficientes e eficazes, mas todas compartilham um objetivo comum: transformar as reuniões em espaços de decisão estratégica. A preparação, a estruturação adequada, a comunicação e a responsabilidade são pilares que, quando implementados, podem elevar substancialmente o valor das reuniões no contexto empresarial.
O que podemos aprender destas aproximações é que cada líder deve adaptar as suas práticas de acordo com a cultura e as necessidades da organização, garantindo que as reuniões sejam um meio eficiente de alcançar os objetivos estabelecidos.
No fim do dia, e em jeito de conclusão e como bem resume Patrick Lencioni, “a maioria das reuniões deve ser composta de discussões que levam a decisões”.
Pergunta: como conduzes reuniões? Outra pergunta: Qual o teu comportamento quando convocado para reuniões? Porque a segunda pergunta impacta na primeira e a primeira pergunta impacta na segunda.