IA a adoção não está apenas disparando – está ultrapassando a confiança. Funcionários não confie nas ferramentas que você fornece a eles e eles não ficam esperando. Quando eles não confiam na sua IA sancionada, eles simplesmente recorrem a sistemas pessoais (Shadow AI), arrastando consigo dados e conhecimentos críticos.
O resultado é o risco de dados, respostas inconsistentes e uma condição perigosa que chamamos de “amnésia institucional”, onde a sua organização deixa de aprender consigo mesma.
Consultor Estratégico Sênior, Intranet da Staffbase e fundador da Intranet Advisors, LLC.
Durante uma década, a maioria dos locais de trabalho digitais ignorou a única coisa de que precisava: uma carta simples de uma página (Propósito, Visão, Padrões de Sucesso). Na era da IA, saltar esta base é uma negligência inegociável.
Este artigo apresenta seis novos padrões de sucesso – confiança, transparência, aumento, agência, equidade e integridade da fonte – projetados para garantir que os assistentes de IA melhorem o trabalho, e não o prejudiquem. Também oferecemos um processo prático de ratificação de 60 dias para adotá-los, sem cair em um impasse nas oficinas.
Você pode exigir o uso. Você nunca pode exigir confiança. As organizações que constroem confiança desde a concepção atrairão os melhores talentos e fortalecerão o conhecimento institucional; aqueles que não o fizerem simplesmente empurrarão os funcionários ainda mais para as sombras.
O novo assassino silencioso no seu local de trabalho digital
E se o recurso mais utilizado do seu local de trabalho digital também for o menos confiável?
Em 2025, você não precisa perguntar “e se”. Está acontecendo agora.
Seu pessoal está usando o Copilot e o Gemini para escrever e-mailsescribas de IA para resumir reuniões e bots corporativos para perguntar tudo, desde “Como posso ser promovido?” para perguntas sobre benefícios.
Os números de uso em seu painel parecem fantásticos. Todo mundo está adotando! Mas ouça a conversa no corredor e os canais privados do Slack. As mesmas três questões instintivas estão ressurgindo em todos os lugares:
- Quem pode ver o que estou perguntando à IA?
- Isso será usado contra mim em uma avaliação de desempenho?
- Meu trabalho será o próximo a ser desbastado?
A adoção lenta sem confiança é o novo assassino silencioso dos programas de local de trabalho digital.
O verdadeiro desafio é simples: não é possível construir uma IA confiável sobre uma base que já era instável muito antes de a IA chegar.
Durante décadas, os melhores líderes de intranet e DW confiaram em uma disciplina que a maioria das organizações ainda ignora: um estatuto de uma página que explica claramente o Propósito, a Visão e um punhado de Padrões de Sucesso não negociáveis.
Se a sua organização nunca teve tempo de criar isso documentovocê definitivamente não está sozinho. Mas na era dos assistentes de IA, esta etapa tornou-se um barco salva-vidas, não um luxo. É a única forma fiável de manter orçamentos, roteiros e centenas de partes interessadas apontados na mesma direção.
A IA não substitui a necessidade de um regulamento. Amplifica as consequências de ignorá-lo.
Reconstruindo a base: a carta que você deveria ter tido há dez anos
Antes mesmo de abordarmos a IA, temos que falar sobre a parte que a maioria das organizações negligencia: a fundação.
Não é uma força-tarefa. Não é um comitê diretor. Apenas uma única página que deveria existir há uma década e que agora é a única plataforma estável para construir IA confiável.
Não se trata apenas de boa governação. Trata-se de diagnosticar a causa raiz das suas lutas atuais: propriedade fragmentada, favores políticos rápidos e uma intranet que se torna um depósito de conteúdo em vez de um ativo estratégico.
Elementos principais
Propósito – O que responde: Por que existe este local de trabalho digital nesta organização? – Exemplo: “AcmeConnect une nossos funcionários entre si e com as informações, ferramentas e aplicativos que eles precisam para servir clientes e ter sucesso no trabalho.”
Visão – O que responde: Para onde iremos daqui a 3–5 anos? – Exemplo: “Um local de trabalho digital inteligente e contínuo que parece uma extensão do pensamento de cada funcionário.”
Padrões de sucesso – O que responde: Quais são as 4 a 6 coisas que nunca devemos parar de melhorar? – Exemplos: o conteúdo é preciso, relevante e atualizado, as pessoas encontram o que precisam com rapidez, é fácil ver o que há de novo ou alterado, o uso ativo diário continua a crescer, a publicação e a manutenção são fáceis para os criadores, a satisfação geral permanece acima de 80%
Esses padrões clássicos são medidos principalmente com itens de pesquisa curtos e fortemente formulados, baseados na percepção, que os funcionários podem responder honestamente em minutos.
-Sem carta? Você consegue a morte com mil cortes e intermináveis “favores rápidos”. Com uma carta? Você tem o superpoder de dizer “não” educado e baseado em evidências – ou um “sim” entusiástico – a cada nova ideia.
Tudo o que vem a seguir depende dessa base. A IA não corrige antigas lacunas de governação. A IA os amplia.
Por que os padrões clássicos de sucesso não são mais suficientes
O antigo modelo mental presumia:
baixa confiança → baixo uso.
Esse modelo está quebrado.
Em 2025, quando os funcionários não confiam nas sanções Ferramentas de IAeles não param de usar IA. Eles simplesmente mudam para seus sistemas pessoais de IA – ChatGPT, Claude, Perplexity, Grok – e colam dados proprietários diretamente em modelos públicos.
Shadow AI agora é a norma, não a exceção:
- 78% dos trabalhadores do conhecimento usam IA gen no trabalho
- 80% deles trazem suas próprias ferramentas (Microsoft Work Trend Index 2024 + 2025)
- 60–70% admitem usar Shadow AI (Forrester, Slack, Fishbowl 2025)
- Shadow AI está classificado entre os 5 principais riscos emergentes do Gartner.
Mas o maior risco desconhecido não é o vazamento de dados. É algo mais perigoso e menos discutido:
O risco real: amnésia institucional
Quando os funcionários resolvem um problema complexo usando ChatGPT, essa solução fica nos servidores da OpenAI – não no seu sistema de gerenciamento de conhecimento. Sua organização não aprende sozinha.
Isso cria:
- Experiência perdida
- Conhecimento perdido do processo
- Perdeu oportunidades de continuidade, produtividade e inovação
- Maior dependência de IA externa para operações principais
A alta adoção da IA em toda a empresa não significa mais sucesso. O novo modo de falha é alto uso geral de IA + baixo uso de IA sancionado.
Isso eleva a confiança de um valor “bom ter” para uma condição decisiva de relevância.
Confiança — redefinida para a era dos assistentes de IA
Em seu aclamado negócios No livro “As cinco disfunções de uma equipe”, Patrick Lencioni define a confiança nas equipes desta forma altamente observável: “Confiança é a confiança entre os membros da equipe de que as intenções de seus colegas são boas e que não há razão para ser protetor ou cuidadoso em torno do grupo”.
Em 2025, ao encorajarmos os funcionários a tratar a IA como uma companheira de equipa, precisamos de uma definição paralela:
“Os funcionários confiam verdadeiramente em nossos assistentes de IA quando têm certeza de que tanto as ferramentas quanto os líderes por trás deles estão do seu lado – e quando sabem, sem sombra de dúvida, que ser aberto ou vulnerável nunca será usado contra eles.”
Essa é a barra. E essa barra agora deve aparecer diretamente no regulamento.
Os seis novos padrões de sucesso que todo local de trabalho digital com tecnologia de IA precisa
Esses padrões de sucesso devem estar lado a lado com seu Propósito e Visão como inegociáveis. Recentemente comecei a me referir a isso como “Carta de Resistência Digital”
Padrões de percepção dos funcionários
1. Confiança: “Posso ser completamente aberto com nossos assistentes de IA sem medo”.
2. Transparência e correção: “Posso ver exatamente quais documentos a IA usou para me responder e sei como corrigi-los se estiverem errados.”
3. Aumento e agência: “A IA me torna melhor no meu trabalho.” “Sinto sempre que tenho a palavra final.”
4. Orgulho e recomendação: “Estou orgulhoso de como usamos IA aqui e recomendaria nosso local de trabalho a amigos.”
Padrões medidos de forma diferente
5. Equidade e justiça: A experiência parece justa, independentemente da função, localização, idioma ou identidade. (Medido comparando pontuações entre grupos-chave.)
6. Integridade da fonte: A IA fornece respostas com base em conteúdo estruturado e verificado – e não em despejos de arquivos desatualizados. (Este é um requisito do sistema, não uma métrica de percepção.)
Um exemplo completo de 2025 – AcmeConnect (Fictional Enterprise)
Objetivo (inalterável)
AcmeConnect é o ponto de partida diário que une nossos funcionários entre si e com as informações, ferramentas e assistentes de IA necessários para atender os clientes de maneira brilhante e crescer em suas carreiras.
Visão (2028)
Até 2028 cada experiências dos funcionários AcmeConnect e seus assistentes de IA como uma extensão confiável de sua própria mente e equipe – personalizada, mas privada, proativa, mas nunca presunçosa, sempre ampliando o potencial humano.
Padrões de sucesso (pesquisa de pulso trimestral de 10 segundos)
Confiar – Meta: concordância ≥90% – Item da pesquisa: “Posso ser completamente aberto com nossos assistentes de IA sem medo.”
Transparência e Correção – Meta: ≥95% de concordância – Item da pesquisa: “Posso visualizar facilmente os documentos de origem por trás das respostas da IA e saber como sinalizar erros.”
Aumento e Agência – Meta: ≥90% de concordância em ambos os itens – Itens da pesquisa: “Nossas ferramentas de IA me tornam melhor no meu trabalho, sempre sinto que tenho a palavra final.”
Equidade e Justiça – Meta: Sem lacunas materiais – Itens da pesquisa: Mesmas pontuações em todos os segmentos
Integridade da Fonte – Meta: ≥85% de concordância – Item da pesquisa: “Minha empresa garante que nosso conteúdo voltado para IA seja preciso, relevante e atualizado.
Orgulho e recomendação – Meta: eNPS ≥60 – Item da pesquisa: Estou orgulhoso de como usamos a IA e recomendaria a Acme como um lugar para trabalhar.
Como fazer com que sua carta seja ratificada nos próximos 60 dias
Não tente escrever seu regulamento do zero em um workshop – isso é uma receita para um impasse.
Faça o pré-trabalho. Use o workshop para ratificar.
Fase 1: O Espantalho (Semanas 1–4)
– Entrevista Jurídica, RHTI e Comunicações individualmente.
– Capture esperanças, medos e quebras de acordo.
– Elabore uma “Carta do Espantalho” com base no que você ouve.
Fase 2: Workshop de Ratificação (meio dia)
Convide os tomadores de decisão. O objetivo não é brainstorming – é alinhamento.
Hora 1: uso do Shadow AI para verificação da realidade. Problemas de confiança. Riscos do conhecimento institucional.
Hora 2: Propósito e Visão Reafirme por que o local de trabalho digital existe.
Hora 3: O “Juramento de Sangue” Debate e finalização dos padrões de sucesso.
Crítico:
– A TI é dona dos canos.
– A Comms é responsável pela qualidade do conteúdo que flui através dela.
– Ambos devem concordar com a integridade da fonte.
Hora 4: Governança
– Quem analisa isso? Com que frequência?
– Procure fazer uma revisão trimestral ou semestral.
Muitas vezes me perguntam: “O que você faz com isso?” depois que o estatuto for documentado.
A resposta é simples: você usa isso para liderar.
A experiência do local de trabalho digital não é um destino – é uma jornada viva. Se você for como eu, há anos navega pelas transformações dos negócios, pelas mudanças tecnológicas e pela constante evolução das necessidades dos funcionários.
A era da IA não apresenta um novo desafio; amplia a necessidade daquilo que sempre faltou: uma base corajosa construída sobre clareza e confiança.
Esta carta é o seu novo sistema operacional. É a bússola que transforma a “amnésia institucional” em conhecimento institucional e troca a “IA sombra” pelo progresso partilhado. Dá a você a permissão baseada em evidências para dizer um “não” educado e baseado em evidências – ou um “sim” entusiástico – a cada nova ideia que chega à sua mesa.
Seu trabalho não consiste em gerenciar uma plataforma; trata-se de curar a inteligência coletiva de toda a sua organização.
Comece o relógio de 60 dias hoje. O futuro do trabalho não está à espera de permissão – está à espera de orientação. Seja o líder que dá isso.
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