As dicas essenciais da APEGAC: antecedência, quórum, procurações, documentos de suporte ou ainda a transparência.
A esta altura, muitos leitores do ZAP já devem ter no calendário a assembleia de condóminosse o contexto se justificar.
É em Janeiro que, ou se realiza a assembleia, ou se marca a assembleia – que muitas vezes é importante, noutras é aborrecida e prolongada, noutras é prolongada e “dá para o torto”.
A APEGAC – Associação Portuguesa de Gestão e Administração de Condomínios, em comunicado enviado ao ZAP, deixa uma pequena lista de 5 pontos essenciais que podem impactar diretamente a validade das decisões tomadas numa assembleia.
Primeiro ponto: a ata. É um título executivo para cobrança de quotas em débito. Tem de registar a aprovação do orçamento do condomínio, discriminar o valor a pagar por cada fração e a data de vencimento de cada prestação. Se a ata só aprova contas ou menciona dívidas existentes, não pode ser usada em execução judicial.
Convocatória e frequência: a assembleia de condóminos deve reunir pelo menos uma vez por ano. A convocatória deve ser enviada aos condóminos com antecedência mínima legal (10 dias, sem contar o dia de envio e o dia da assembleia), por carta registada ou email.
Quórum e representação. O quórum necessário varia conforme o assunto. Aprovação de contas ou orçamento: maioria da assembleia (metade mais um voto); construção de marquises em terraços ou varandas, inovações no edifício: maioria qualificada (dois terços mais um voto). Os condóminos podem fazer-se representar por procuração. O voto não pode ser secreto – cada condómino tem direito ao número de votos equivalente à percentagem ou permilagem da sua fração. A assembleia pode realizar-se fora do prédio, ou mesmo por videoconferência; e não tem de ser presidida pelo administrador do condomínio.
Redação da ata e documentos de suporte. Na ata devem estar: quórum, presenças, ausências, deliberações de cada ponto da ordem de trabalhos e declarações de votos. Um condómino pode recusar assinar – mas a ata continua a “valer”, desde que tenha sido aprovada pela assembleia. Os documentos de suporte são: contas, orçamentos ou outros – que devem ser disponibilizados com antecedência. Se as contas ou o orçamento não forem aprovados, deve ser realizada uma nova reunião.
Transparência e comunicação: convocatória clara e antecipada; deliberações sobre dívidas individuais sem expor condóminos (mas incluídas na ata); explicações claras na própria assembleia; evitar conflitos e proteger os interesses do condomínio e dos condóminos.