Em agosto, o trabalho no departamento humanitário, na Minerva utca, começou a estabelecer uma rotina. Wallenberg era o centro das atividades. Falava continuamente ao telefone, fazia anotações ou dava instruções num alemão fluente, mas que, aos ouvidos dos colegas de trabalho, soava com sotaque americano, «uma espécie de jargão empresarial do outro lado do mar», como o descreveu o irmão de Gábor Forgács, Pál. «… uma linguagem que, no entanto, lhe assentava bem, de uma forma engraçada, tal como o casaco corta-vento e o chapéu de feltro mole ou, mais tarde, o capacete de aço cinzento e o saco-cama».
Quando não estava a escrever, Raoul estava a desenhar. Assim como na Mid-European Trading Company, também aqui a sua secretária estava sempre cheia dos seus esboços rápidos e rabiscos. «Quando estava a falar ao telefone ou quando ouvia alguém contar- -lhe alguma coisa, quando estava a falar, sim, mesmo quando pensava, ele estava sempre a desenhar», disse, mais tarde, a sua secretária, Frau Falk.
Muitos dos colegas de trabalho de Raoul também se interessavam por arte. Quando, por acaso, conseguia ter um momento de paz gostava de conversar com eles sobre obras-primas da história da arquitetura. E, muitas vezes, desenhava pequenos esboços para mostrar aquilo em que estava a pensar. Mas, na maior parte do tempo, trabalhava a um ritmo infernal. Andava depressa, pensava depressa e tomava decisões depressa, sem perder o controlo organizacional. Havia quem o achasse tenso, outros interpretaram a sua atitude como uma expressão do seu foco e determinação. Desde o início, os colegas ficaram impressionados com a sua incansável energia e capacidade de trabalho.
Raoul Wallenberg tinha o seu gabinete na parte de trás da villa, com uma grande secretária e o seu próprio telefone. Na sala ao lado, havia uma fila de datilógrafas, em secretárias ao lado umas das outras. Tinham a tarefa de aceitar os pedidos de passaportes de proteção e de lhes juntar os telegramas que chegassem dos supostos familiares ou parceiros de negócios, na Suécia. Um paquete corria de um lado para o outro, entre o departamento humanitário e a legação, no edifício ao lado, porque era aí que ficava a sala do telégrafo.
Algumas daquelas datilógrafas tinham sido recrutadas por Raoul entre as alunas de Sueco de Valdemar Langlet. Desempenharam um papel importante quando, em meados de agosto, começou o processamento dos passaportes de proteção, porque sabiam ler sueco e, assim, conseguiam classificar as respostas, que chegavam por telegrama, em dois grupos: as que confirmavam a ligação do requerente com a Suécia e as que não confirmavam. Os candidatos aceites tinham de apresentar duas fotografias.
Gabriella Kassius, na altura Gabriella Margalit, foi uma das estudantes de Sueco que, em agosto de 1944, começou a trabalhar para Wallenberg. Recorda que colavam as fotografias nos passaportes, datilografavam o nome e, depois, anexavam as respostas vindas da Suécia com um clipe. Raoul revia cada um dos processos e assinava-os. Segundo Gabriella Kassius, ele era muito exigente e sublinhava constantemente o quão importante era que não houvesse confusões, que era uma questão de vida ou de morte. Raoul estava ansioso para que a equipa começasse rapidamente as suas próprias atividades de resgate. Não queria que os passaportes protetores sofressem a mesma perda de credibilidade que as cartas da Cruz Vermelha. Isso arruinaria tudo, dizia ele.
Todas as noites, Raoul Wallenberg ia ter com Ivan Danielsson, ao edifício da legação, levando-lhe as resmas de passaportes protetores processados daquele dia. E eram todos carimbados e assinados sem que o ministro lhe fizesse uma única pergunta complicada.
Por vezes, como no caso de Alice Korányi, havia necessidade de contacto direto com os campos de internamento para que os prisioneiros com ligações suecas pudessem ser retirados. Raoul definiu, rapidamente, uma rotina para esses casos. Escrevia uma carta de verificação, confirmando que o passaporte fora emitido, certificava-se de que todos os carimbos eram postos no sítio certo, enviava o original ao ministro e uma cópia, por correio, ao comandante do campo de internamento em questão.
No início de agosto, Raoul tinha 40 funcionários e o departamento não parava de crescer. Raoul, que era um hábil administrador, dividiu-os em grupos, desde o início. Havia «a secção de receção, a secção de registo, contabilidade, arquivo, a secção de correspondência, bem como a secção de transportes e habitação». Esta abordagem disciplinada foi essencial. Raoul tinha 4 mil pedidos em cima da sua secretária e, em média, havia 600 novos pedidos por dia. A pressão foi tão grande que o gabinete ficou sem formulários de candidatura e os requerentes tiveram de copiar os documentos uns dos outros, com um hectógrafo antiquado.