E os problemas que a falta de concentração origina, o porquê de não conseguir completar tarefas – e como completar mais.
Falta de concentração, de foco. Não conseguir completar tarefas. Interrupções constantes. Chegar ao fim do dia de trabalho e verificar que não se fez tudo (ou nem metade) do que se queria.
Dizer que estas questões afectam todos os trabalhadores é arriscado. Mas é certo que afectam milhões e milhões de trabalhadores. Todos os dias.
Os especialistas em trabalho (psicologia organizacional, medicina do trabalho, ergonomia cognitiva e gestão) tendem a enquadrar a falta de concentração e a dificuldade em terminar tarefas como um problema de “sistema + pessoa”. Ou seja, raramente é só “falta de força de vontade”.
Assim, vamos por tópicos. Perceber origens, ou consequências, ou como combater o problema.
Falta de concentração:
Trocas constantes de tarefas “roubam” atenção – as micro-interrupções. O cérebro não consegue “mudar de canal” instantaneamente. Parte da atenção fica presa à tarefa anterior. É um “resíduo” de atenção, descreve um estudo de 2009; piora desempenho, aumenta erros. E cria desorientação, stress e sensação de urgência permanente.
Ó “multitarefa” sai caro – foco alternado, perdas de produtividade e qualidade. Carga mental, stress crónico e esgotamento – afectam a eficácia. Sobretudo o último, esgotamento, notificar Organização Mundial de Saúdeengloba exaustão e redução da eficácia profissional – algo que muitas pessoas descrevem precisamente como… “não consigo acabar nada”, salienta a Associação Americana de Psicologia.
Fatores individuais – “culpa”, sono insuficiente, fadiga, turnos, ansiedade e depressão (ruminação). Ou ainda o Transtorno do Déficit de Atenção com Hiperactividade em adultos, ou dificuldades de funções executivas (planeamento, iniciar e terminar, gerir tempo), sobretudo quando é algo persistente e transversal a diversos contextos.
Porque não consigo completar tarefas:
- Prioridades pouco claras – porque “tudo é urgente”
- Tarefas grandes e vagas, sem “definição de concluído”
- Demasiado trabalho ao mesmo tempo
- Dependências e aprovações que bloqueiam o fecho
- Reuniões fragmentadas ao longo do dia
- Canais de comunicação que incentivam resposta imediata
- Estar sempre a ser interrompido
Como completar mais tarefas:
- Divide o trabalho em “próxima acção” de 15–30 min (se for maior, ainda está grande demais)
- Limite de tempo (ex.: 25–50 min foco + pausa curta) e um ritual de fecho (“o que fica para amanhã”)
- Lista de verificação de conclusão (2–5 itens) para “fechar ciclos” e evitar o “quase” eterno em cada tarefa
- Revisão diária de 5 minutos: escolher 1 tarefa “deve ser enviado” (a que tem de ficar feita)
Diminuir interrupções:
Desligar as notificações de coisas que podem ser vistas mais logo (ou nunca).
Separar e-mail/bate-papo em janelas específicas – a ideia é esquecer a rotina “respondo assim que chega” e implementar a rotina “respondo em momentos definidos por mim”.
Assuntos pessoais: só responde logo se a pessoa estiver à espera de uma resposta imediata – e criar um “canal de urgência” único (e fechar o resto).
Pôr o chat em “Não incomodar” durante blocos de foco (ex.: 90 min)
Em mensagens do trabalho, estabelecer uma regra: dizer aos outros que, a partir de agora, há uma lista das coisas que a primeira mensagem deve ter – contexto, pedido claro, prazo, preferência/opções, anexos/links relevantes. Assim, vem tudo na mesma mensagem/email. Evita-se uma troca de 5 ou 10 mensagens para um lado e para o outro, com perguntas, quando podia estar tudo esclarecido logo na mensagem original.
“Consigo ver isto às 14:30. Se for urgente, liga-me.”